首先，是由買家指定的貨代(以下簡稱國外代理)發(fā)郵件或者通過其他聯(lián)系方式聯(lián)系其國內(nèi)的公司或者合作方，告知shipper的聯(lián)系信息。

其次，國內(nèi)貨代收到shipper的聯(lián)系信息后，聯(lián)系shipper詢問貨物狀態(tài)，并發(fā)送郵件或者通過其他方式告知國外代理。如貨物已好，可將預計出運的信息告知對方并詢問是否可以安排出運事宜。如使用的國外代理的訂艙約號，還要向其索要訂艙約號，好提交給船公司。需要特別注意的是，指定貨是聽收貨人的指令，而不是聽發(fā)貨人的，當發(fā)貨人有任何不符合常規(guī)的要求，都必須告知國外代理，在得到國外代理許可后方可安排，否則一律不能接受發(fā)貨人的要求。尤其是當你第一次操作該發(fā)貨人的貨物的時候，更應該注意。以避免不必要的麻煩。

當?shù)玫絿�外代理的許可指令后，即可安排訂艙拖車報關等事宜。當然，常期走貨的穩(wěn)定貨物可邊訂艙邊告知對方航次信息。同時，需要問對方，出具何種格式的HBL，通常來說，會是國外代理提供的HBL。

安排貨物出運期間，如有任何貨物狀態(tài)更新及遇到何種問題，須及時和國外代理溝通

貨物裝船出運后，在提單出具以后，需要向國外代理詢問handlingcharge是多少，然后連同MBL，HBL，PSS(profitsharesheet)，以及其他清關單證(如代理問你要的情況下)發(fā)送給國外代理。

另外，由于同一個國家可能有多個合作的代理，切勿將不同代理之間的貨物弄混淆，以免造成不必要的尷尬。而如果自己公司在該國有自己的分公司，也不可將分公司信息透露給國外代理，這樣會讓國外代理感覺你是和他在競爭，影響了今后的合作。

由于貨代出具給發(fā)貨人的提單是HBL(貨代提單)而不是MBL(船公司提單)，而HBL并不能真正達到控制貨權(quán)的目的，因此會造成國外代理“無單放貨”，即國外代理在無HBL的情況下，憑借其擁有MBL從船公司處提取貨物后放給收貨人，造成發(fā)貨人貨款兩空的局面。

當然現(xiàn)在無單放貨的情況已經(jīng)極少了。但當出口商與進口商初次合作時，仍需注意此問題。應盡量催促收貨人盡早支付貨款。

HBL---HouseB/L（貨代單）

MBL---MasterB/L（船東單）

OBL---OriginalB/L（正本單）

三者的區(qū)別：

雖然說船東單（MB/L）是最基本的物權(quán)憑證，但是死板，里面的許多條款你無法左右。如果你是做L/C的，但是你在規(guī)定的交貨期生產(chǎn)不出來，上不了船，那么你可以選擇出HB/L，并且要求貨代幫你倒簽提單。假如你做L/C的，審單的時候你沒有發(fā)現(xiàn)里面對船的特殊要求（如：船齡，船籍，ISMCODE，運費證明，掛靠港口，船證等等）而船公司又不能出具這些，怎么辦？不按要求交單，結(jié)不了匯，在L/C沒有明確規(guī)定不接受貨代單的情況下，SHIPPER一般會選擇出貨代單。

另外就是：在發(fā)貨方?jīng)]有收到國外客戶的貨款的時候，有可能會要求簽發(fā)貨代單以便控制貨物，避免錢貨兩空。

還有一種比較特殊的情況：牽涉到第三方，中間商不想讓最終的客戶知道貨物的來源等其他信息，就有可能要求簽發(fā)貨代單，以達到保護商業(yè)秘密的目的。

簽發(fā)船東單對發(fā)貨人和貨代來說都是比較安全的選擇。對發(fā)貨人來講船東的信譽和安全系數(shù)肯定要比貨代強，一般情況下都會相信船東，和船東比較對貨代肯定有幾分不放心。對貨代來說也比較安全，不需要用到代理，萬一代理卷貨走人，貨代算是白干了，甚至跟著倒閉。所以整柜出口不到萬不得以貨代不是很愿意簽發(fā)貨代單。

費用問題：船東單目的港提貨一般不會產(chǎn)生什么費用，貨代單提貨肯定會收取目的港客戶的換單費（也有可能由發(fā)貨人支付給貨代，貨代另行和代理結(jié)算）。

擴展資料

• 貨代單就是貨代公司自己出具的海運提單(HouseB/L)。

• 整箱既可以出H單又可以出M單，拼箱的話就肯定是H單。

• 正本提單，是指承運人或受其委托之人簽發(fā)的用以向承運人提取貨物并主張權(quán)利的“提單”。若簽發(fā)有多份正本提單，則于簽發(fā)條款中寫明，當其中一份正本提單用以提貨之后，其余各份正本提單自行失效。

• 主提單（又叫海運提單，船東提單）英文：MASTERBILL（MB/L），船東提單即指船公司簽發(fā)的海運提單（MasterB/L，又叫主單，海單，簡稱M單），可以簽發(fā)給直接貨主（此時貨代不出提單）。